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舟山打造社保电子档案全模式管理

发布时间: 2020-01-19 信息来源: 舟山市人力社保局 浏览次数:
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近年来,舟山市人力社保局严格按照规范化档案室创建标准,抓实抓好档案管理基础设施建设、业务建设和利用服务,加快推广信息化技术运用,努力拓展档案社会服务功能,实现了新时期社保档案工作“信息共享化、利用大众化、收集扩大化、资源多元化、载体多样化、保存集约化、库房现代化、监督制度化、人员通才化”,并由横向管理多级多全宗向纵向服务一体化延伸,全面推动社保档案工作科学发展。主要做法是:

一、强基础,定标准,社保业务档案全程规范管理

(一)高度重视档案管理工作。将档案工作纳入经办能力建设重点,专门成立了档案管理领导小组,加强组织机构建设,切实解决库房、经费等实际问题,进一步明确各业务处室与档案管理人员的职责分工,积极搭建了纵横有序的档案管理网络。同时,加强专业能力建设,组织开展档案管理人员业务培训活动,并积极借助专业力量,通过公开招标和服务外包形式,聘请专业档案整理公司对历年档案进行了扫描、归档和整理。

(二)大力推进基础设施建设。根据档案工作年度计划安排,每年将档案工作经费列入当年度预算,保障经费需要。新大楼装修过程中统筹安排落实档案库房,加强现代化管理设施配备,重点推进库房加固,并配套档案库房专用防火体系,设置查阅室、档案人员办公室,共投入300多万,综合档案库房近150余平方米,可容纳约60年左右的经办业务档案量,确保档案的长期安全保管和科学性、系统化管理。

(三)不断完善规范管理标准。为保证档案完整、安全和有效使用,进一步梳理印发了档案管理组织制度、档案人员工作制度、档案管理安全制度、档案鉴定及销毁制度等一系列管理制度。对照国家、省出台的档案管理新规定,从经办业务实际出发,完善档案管理办法,调整了档案归档范围及其保管期限,从档案收集、整理、立卷、移交、归档、保管,到档案编研、开发、索引、利用,全过程实行环节管理,建立环节管理责任制,实现社保业务档案标准化管理。

二、强数字,建体系,社保业务档案全市共建共享

(一)以档案影像管理平台为媒介,部门档案数据实现互通共享。2016年以来,该市打破档案管理信息孤岛,推进部门间数据共享,加强与公安、就业等部门的联系对接,通过建立影像管理平台,实现档案数据的互通共享,积极助力社保业务经办。目前,档案影像管理系统收录了市本级就业部门管理的所有人事档案数据,在个人退休审批事项经办过程中,只需通过系统提出查阅申请,系统将直接提供申请人员全部档案数据,有效解决了退休审批过程中查阅人事档案的堵点问题,在提高经办效能的同时,进一步加强风险防范。

(二)以档案综合管理系统为依托,业务影像实现前台实时采集。该局一直注重社保业务档案电子化工作,加快推进业务影像系统建设与应用,不断完善AMS档案综合管理系统,实现前台业务影像收集、管理和利用。通过前台业务影像系统与扫描设备连接,实时捕获业务影像并与业务系统数据对接,业务经办数据与影像建立对应关系。经办人员在前台能够完全实现档案电子化查询,实时查看前台经办业务影像,做到“实时采集、实时归档、实时共享利用、实时数据备份”。如,业务人员在办理业务的同时将纸质业务材料初步整理,由后台的加工中心将纸质材料影像化,形成影像化电子文件并以国家标准为管理规范,将业务影像分类挂接到影像系统并提供利用。

(三)以多级多全宗为主要模式,影像大数据实现全市共建共享。充分发挥社会保险数据大集中优势,在该市各县区推广电子档案平台建设,采用集中存储和多级多全宗管理模式,做到全市历史社保档案数据规范化整理和数字化扫描,条目信息全部到人,实现全市社会保险档案数据的大集中,达到全市业务前台共建共享目标。根据参保实际,完成历史档案的数字化加工,将1988-2018年保管期限在永久、30年以上的文书纸质档案和保管期限在50年以上的业务档案资料全部扫描入库,电子档案数据量达到10TB以上。

三、强服务,重运用,档案管理助力经办效能全面提升

(一)加强电子纸质双重档案管理提速经办服务效率。通过对系统的优化调整,建立起纸质化和电子化双重档案。积极推进电子档案在经办服务中的实际应用,满足社保内网实时查询,并与业务经办系统及OA系统无缝对接,实现档案与办公系统的一体化管理,做到电子档案收集多方式和电子文件归档实时化,解决当前业务经办窗口电子文件采集和档案利用的滞后局限,推动业务延伸、服务下沉。

(二)规范市区社保经办业务档案一体化流转。结合“最多跑一次”改革,优化“互联网+人社”标准化服务平台功能,进一步规范了市区社保经办管理一体化档案流转工作,各乡镇(街道)、社区受理的社保业务纸质材料,每月移交至所在地社保经办机构,按辖区分类整理、归档、保管。市、县(区)社保经办机构受理的业务纸质材料,由各社保经办机构负责整理、归档、保管,实现了全市社保业务档案的一体化管理。

(三)积极探索社保业务档案管理服务与利用新思路。通过业务档案管理信息化建设,原先在档案整理过程中需事后录入条目信息,现在通过接口系统全部实现了自动采集,节约了大量人力、财力。该市档案实现数据共享的同时,也提出了业务办理的新思路,原先老百姓必须在当地才能够查询的个人历史数据,现在只要通过申请、审核,就可以实现异地社保查档,极大方便了百姓办事。

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